很多公司單位使用智能文件交換柜代替傳統文件柜，這也取決于它的儲存提取操作簡單，使用效率高，因此很多公司都會選用定制。公司相關工作人員在提交材料的時候只需要材料提交上即可，不需要長時間的等待。文件成功辦理會重新放入交換柜，會給使用者短信通知，要取出文件是通過相應驗證碼。

這也便利了雙方之間的文件交換辦理，有利于雙方的時間更靈活，保管著重要文件的儲存，這種開柜方式一般選用刷條碼、密碼輸入、指紋開鎖、人臉識別等高科技的方式來解鎖。直接通過網絡上的數據進行傳導交換文件，簡化了時間上的浪費。投入到了很多的工作崗位中。

智能文件交換柜的出現實現了智能化的服務，使用系統控制保證能夠快速安全的保存和提取文件檔案等公文資料，節省了公司相關人員的時間以及管理人員的時間，進一步投入到工作中，提升各使用單位的形象，實現高智能、高效率工作。

智能文件交換柜在選購的時候也應按照材質、設計、款式以及功能等，結合廠家去選擇，在安全性、廠家方面都需要有一個更好的應用知識，減少出現問題的可能性。